Salesforceのファイルストレージについて解説

ファイルストレージとは

Salesforceのストレージは「データストレージ」と「ファイルストレージ」に分類されます。

「データストレージ」はSalesforce上のレコードデータを管理するストレージ領域を指し、「ファイルストレージ」はドキュメントや画像などを管理するためのストレージ領域を指しております。

今回はその中の「ファイルストレージ」について解説いたします。

ファイルストレージ容量

組織ごとのストレージ容量は、Salesforceのエディションとライセンス数によって決定されます。

エディション	ストレージ容量
Contact Manager	10GB + ユーザー数 × 612MB
Group	10GB + ユーザー数 × 612MB
Professional	10GB + ユーザー数 × 612MB
Enterprise	10GB + ユーザー数 × 2GB
Performance	10GB + ユーザー数 × 2GB
Unlimited	10GB + ユーザー数 × 2GB
Developer	20GB
Personal	20GB

・参考情報（Salesforce公式記事）：https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.files_storage.htm&type=5

ファイルストレージ使用状況の確認

ファイルストレージの使用状況は以下の手順で確認可能です。

①「設定」をクリック
② クイック検索欄に「組織のディスク使用量」と入力
③ 「組織のディスク使用量」 を選択

また画面下部の「ファイルのディスク使用量の多いユーザ」や「使用量の多いファイル」からファイルストレージの使用量が多いユーザやファイルを確認することも可能です。

ファイルストレージが超過した場合

組織のファイルストレージの上限に近づいていたり、上限に達した場合、本番環境とSandboxでは以下の通り動作が異なります。

本番環境の場合

本番環境で使用可能なストレージ上限に近づいていたり、ほぼ上限に達していたり、使用状況が100 ％と表示されたりしていても、アプリケーションに影響は無く、期待どおりに動作し続けます。
ただしストレージの使用状況が100%を超えるとアプリケーションのパフォーマンスが低下します。

※パフォーマンス低下が発生するタイミングは組織によって異なり、正確に予測することはできません

・参考情報（Salesforce公式記事）：https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000386657&type=1

Sandboxの場合

Sandboxでファイルストレージの上限を超過すると、レコードの作成やファイルのアップロードを行おうとしたタイミングでエラーが表示されます。

またこのエラーはデータストレージの使用状況が50% であっても、ファイルストレージの使用状況が110% であれば、レコードを保存または作成しようとしたり、ファイルをアップロードしようとした時点でエラーとなります。

そのためデータストレージをファイルストレージとして割り当てること(およびその反対)は不可であり、データストレージ、ファイルストレージ両方の使用状況を100%未満に抑える必要があります。

・参考情報（Salesforce公式記事）：https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000380367&type=1

ファイルストレージの最適化方法

最後にファイルストレージの容量を効率的に使用するための方法をご紹介します。

定期的なファイル整理

不要な添付ファイルを削除したり、定期的にクローズから一定期間が経過しているプロジェクトに関するファイルを外部ストレージや社内のファイルサーバーにアーカイブすることでSalesforceのストレージを節約することが可能です。

ファイルサイズの削減

容量が大きいファイルはアップロード前に圧縮することでストレージの削減につながります。

外部ストレージとの連携

SalesforceとGoogle Drive、Box、Dropboxなどの外部ストレージサービスを連携させることで、Salesforceのストレージ容量を消費せずにファイル管理を行うことが可能です。

既に上記のようなストレージサービスでもファイル管理を行なわれている場合は、Salesforceと外部ストレージサービスでの二重管理を防ぐことが可能ですので、よりSalesforceを運用いただきやすくなると思われます。

不要なファイルをアップロードしない仕組みを設ける

ファイルストレージの容量を効率的に使用するためには、無駄なファイルや重複しているファイルを添付させない事も重要です。

そこで弊社の「Files」では一括でのファイル削除や、ファイル名での検索が可能です。

FilesのAppExchangeページはこちら

他にも同じく弊社の「Folders」ではレコード単位でファイルをフォルダ管理することが可能となるため、Salesforceでのストレージ最適化につながります。

※Salesforce標準機能ではレコード単位でファイルをフォルダ管理することは不可能です。

FoldersのAppExchangeページはこちら